HIPAA Notice of Privacy Practices

Flatirons Optometric Group, PC d/b/a Eye Doctors of Louisville 

HIPAA NOTICE OF PRIVACY PRACTICES 

As required by the Privacy Regulations Promulgated Pursuant to the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) 

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY. 

This Notice of Privacy Practices describes how we may use and disclose your protected health information (PHI) to carry out treatment, payment or health care operations (TPO) and for other purposes that are permitted or required by law. It also describes your rights to access and control your protected health information. “Protected health information” is information about you, including demographic information, that may identify you and that relates to your past, present or future physical or mental health or condition and related health care services. 

Uses and Disclosures of Protected Health Information: Your protected health information may be used and disclosed by our organization, our office staff and others outside of our office that are involved in your care and treatment for the purpose of providing health care services to you, to pay your health care bills, to support the operation of the organization, and any other use required by law. 

Treatment: We will use and disclose your protected health information to provide, coordinate, or manage your health care and any related services. This includes the coordination or management of your health care with a third party. For example, we would disclose your protected health information, as necessary, to a home health agency that provides care to you. For example, your protected health information may be provided to a physician to whom you have been referred to ensure that the physician has the necessary information to diagnose or treat you. 

Payment: Your protected health information will be used, as needed, to obtain payment for your health care services. For example, obtaining approval for equipment or supplies coverage may require that your relevant protected health information be disclosed to the health plan to obtain approval for coverage.

 Healthcare Operations: We may use or disclose, as‐needed, your protected health information in order to support the business activities of our organization. These activities include, but are not limited to, quality assessment activities, employee review activities, accreditation activities, and conducting or arranging for other business activities. For example, we may disclose your protected health information to accrediting agencies as part of an accreditation survey. We may also call you by name while you are at our facility. We may use or disclose your protected health information, as necessary, to contact you to check the status of your equipment. 

We may use or disclose your protected health information in the following situations without your authorization: as Required By Law, Public Health issues as required by law, Communicable Diseases, Health Oversight, Abuse or Neglect, Food and Drug Administration requirements, Legal Proceedings, Law Enforcement, Criminal Activity, Inmates, Military Activity, National Security, and Workers’ Compensation. Required Uses and Disclosures: Under the law, we must make disclosures to you and when required by the Secretary of the Department of Health and Human Services to investigate or determine our compliance with the requirements of Section 164.500. Other Permitted and Required Uses and Disclosures Will Be Made Only with Your Consent, Authorization or Opportunity to Object, unless required by law. 

You may revoke this authorization, at any time, in writing, except to the extent that your physician or this organization has taken an action in reliance on the use or disclosure indicated in the authorization. 

Your Rights: Following is a statement of your rights with respect to your protected health information. 

You have the right to inspect and copy your protected health information. Under federal law, however, you may not inspect or copy the following records; psychotherapy notes; information compiled in reasonable anticipation of, or use in, a civil, criminal, or administrative action or proceeding, and protected health information that is subject to law that prohibits access to protected health information. You have the right to request a restriction of your protected health information. This means you may ask us not to use or disclose any part of your protected health information for the purposes of treatment, payment or healthcare operations. You may also request that any part of your protected health information not be disclosed to family members or friends who may be involved in your care or for notification purposes as described in this Notice of Privacy Practices. Your request must state the specific restriction requested and to whom you want the restriction to apply. 

Our organization is not required to agree to a restriction that you may request. If our organization believes it is in your best interest to permit use and disclosure of your protected health information, your protected health information will not be restricted. You then have the right to use another Healthcare Professional. You have the right to request to receive confidential communications from us by alternative means or at an alternative location. 

You have the right to obtain a paper copy of this notice from us, upon request, even if you have agreed to accept this notice alternatively, e.g., electronically. 

You may have the right to have our organization amend your protected health information. If we deny your request for amendment, you have the right to file a statement of disagreement with us and we may prepare a rebuttal to your statement and will provide you with a copy of any such rebuttal. You have the right to receive an accounting of certain disclosures we have made, if any, of your protected health information. 

We reserve the right to change the terms of this notice and will inform you by mail of any changes. You then have the right to object or withdraw as provided in this notice. 

Complaints: You may complain to us or to the Secretary of Health and Human Services if you believe your privacy rights have been violated by us. You may file a complaint with us by notifying our privacy contact of your complaint. We will not retaliate against you for filing a complaint. 

We are required by law to maintain the privacy of, and provide individuals with, this notice of our legal duties and privacy practices with respect to protected health information, if you have any questions concerning or objections to this form, please ask to speak with our President in person or by phone at (303) 957-3072. 

Associated companies with whom we may do business, such as an answering service or delivery service, are given only enough information to provide the necessary service to you. No medical information is provided. 

We welcome your comments: Please feel free to call us if you have any questions about how we protect your privacy. Our goal is always to provide you with the highest quality services.

 

Flatirons Optometric Group, PC, que opera como Eye Doctors of Louisville

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DE HIPAA

 

Según lo exigen las Regulaciones de Privacidad promulgadas conforme a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA)

 

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LÉALO DETENIDAMENTE.

 

Este Aviso de Prácticas de Privacidad describe cómo podemos usar y divulgar su información de salud protegida (PHI) para brindar tratamiento, procesar pagos u operaciones de atención médica (TPO) y para otros fines permitidos o requeridos por la ley. También describe sus derechos de acceso y control sobre su información de salud protegida. La “información de salud protegida” es información sobre usted, incluyendo información demográfica, que puede identificarlo y que se relaciona con su salud o condición física o mental pasada, presente o futura, y los servicios de atención médica relacionados. Usos y divulgación de la información de salud protegida: Su información de salud protegida puede ser utilizada y divulgada por nuestra organización, nuestro personal administrativo y otras personas ajenas a nuestra oficina que participen en su atención y tratamiento, con el fin de brindarle servicios de atención médica, pagar sus facturas médicas, apoyar el funcionamiento de la organización y cualquier otro uso requerido por ley.

 

Tratamiento: Utilizaremos y divulgaremos su información de salud protegida para proporcionar, coordinar o gestionar su atención médica y cualquier servicio relacionado. Esto incluye la coordinación o gestión de su atención médica con un tercero. Por ejemplo, divulgaremos su información de salud protegida, según sea necesario, a una agencia de atención médica domiciliaria que le brinde atención. Asimismo, su información de salud protegida puede proporcionarse a un médico al que se le haya derivado para garantizar que este cuente con la información necesaria para diagnosticarlo o tratarlo.

 

Pago: Su información de salud protegida se utilizará, según sea necesario, para obtener el pago de sus servicios de atención médica. Por ejemplo, para obtener la aprobación de la cobertura de equipos o suministros, puede ser necesario divulgar su información de salud protegida pertinente al plan de salud.

 

Operaciones de atención médica: Podemos usar o divulgar, según sea necesario, su información de salud protegida para respaldar las actividades comerciales de nuestra organización. Estas actividades incluyen, entre otras, evaluaciones de calidad, evaluaciones de empleados, actividades de acreditación y la realización u organización de otras actividades comerciales. Por ejemplo, podemos divulgar su información de salud protegida a agencias de acreditación como parte de una encuesta de acreditación. También podemos llamarlo por su nombre mientras se encuentre en nuestras instalaciones. Podemos usar o divulgar su información de salud protegida, según sea necesario, para comunicarnos con usted y verificar el estado de su equipo. Podemos usar o divulgar su información de salud protegida en las siguientes situaciones sin su autorización: según lo exija la ley, en asuntos de salud pública según lo exija la ley, en relación con enfermedades contagiosas, supervisión de la salud, abuso o negligencia, requisitos de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA), procedimientos legales, aplicación de la ley, actividad delictiva, reclusos, actividad militar, seguridad nacional y compensación laboral. Usos y divulgaciones obligatorios: De conformidad con la ley, debemos divulgarle información, tanto a usted como cuando lo requiera el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos, para investigar o determinar nuestro cumplimiento con los requisitos de la Sección 164.500. Otros usos y divulgaciones permitidos y obligatorios se realizarán únicamente con su consentimiento, autorización u oportunidad de oponerse, a menos que la ley lo exija.

Puede revocar esta autorización en cualquier momento, por escrito, excepto en la medida en que su médico o esta organización hayan actuado basándose en el uso o la divulgación indicados en la autorización.

 

Sus derechos: A continuación, se presenta una declaración de sus derechos con respecto a su información de salud protegida.

Tiene derecho a inspeccionar y obtener copias de su información de salud protegida. Sin embargo, según la ley federal, no puede inspeccionar ni copiar los siguientes registros: notas de psicoterapia; información recopilada con la previsión razonable de su uso en una acción o procedimiento civil, penal o administrativo; e información de salud protegida sujeta a leyes que prohíben el acceso a dicha información. Usted tiene derecho a solicitar la restricción del uso de su información de salud protegida. Esto significa que puede solicitarnos que no utilicemos ni divulguemos ninguna parte de su información de salud protegida para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. También puede solicitar que ninguna parte de su información de salud protegida se divulgue a familiares o amigos que puedan estar involucrados en su atención o para fines de notificación, según se describe en este Aviso de Prácticas de Privacidad. Su solicitud debe especificar la restricción solicitada y a quién desea que se aplique.

 

Nuestra organización no está obligada a aceptar ninguna restricción que usted solicite. Si nuestra organización considera que es en su mejor interés permitir el uso y la divulgación de su información de salud protegida, esta no estará sujeta a restricciones. En ese caso, usted tiene derecho a consultar con otro profesional de la salud. Tiene derecho a solicitar recibir comunicaciones confidenciales de nuestra parte por medios alternativos o en una ubicación alternativa.

 

Tiene derecho a obtener una copia impresa de este aviso, si así lo solicita, incluso si ha aceptado recibirlo por otros medios, como por ejemplo, electrónicamente.

Es posible que tenga derecho a que nuestra organización modifique su información de salud protegida. Si denegamos su solicitud de modificación, tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo y nosotros podremos preparar una refutación a su declaración, de la cual le proporcionaremos una copia. Tiene derecho a recibir un informe de las divulgaciones que hayamos realizado, si las hubiere, de su información de salud protegida.

 

Nos reservamos el derecho de modificar los términos de este aviso y le informaremos por correo postal sobre cualquier cambio. En ese caso, usted tiene derecho a oponerse o a retirar su consentimiento según lo estipulado en este aviso. Quejas: Puede presentar una queja ante nosotros o ante la Secretaría de Salud y Servicios Humanos si considera que hemos violado sus derechos de privacidad. Puede presentar una queja notificándonos a nuestro contacto de privacidad. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

 

Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de la información de salud protegida y a proporcionarle este aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad. Si tiene alguna pregunta u objeción a este formulario, comuníquese con nuestro Presidente en persona o por teléfono al (303) 957-3072.

 

A las empresas asociadas con las que colaboramos, como servicios de contestador o de entrega, solo se les proporciona la información necesaria para brindarle el servicio requerido. No se proporciona información médica.

 

Agradecemos sus comentarios: No dude en llamarnos si tiene alguna pregunta sobre cómo protegemos su privacidad. Nuestro objetivo es brindarle siempre servicios de la más alta calidad.